Sistema de gestión documental Estándares internacionales

Sistema de gestión documental Estándares internacionales

Sistema de gestión documental Estándares internacionales

Programa

Norma ISO 15489-1

Principios de la gestión de documentos físicos y electrónicos

Gestión de documentos y sistemas de gestión documental

Características de los documentos fidedignos

Políticas y responsabilidades

Identificación y valoración

Instrumentos de gestión de documentos

· Esquema de metadatos para la gestión de documentos

· Cuadros de clasificación documental

· Reglas de acceso y permisos

· Calendarios de conservación o tablas de retención documental

Procesos para la creación, captura y gestión de documentos

Creación de documentos

Captura de documentos

Clasificación e indización de documentos

Control de acceso

Almacenamiento de documentos

Uso y reutilización

Migración y conversión de documentos

Disposición

Norma ISO 15489-2

Pasos metodológicos para el diseño de un sistema de gestión documental

Metodología DIRKS

S: Situación Actual

O: Organización estudio de la empresa y sus actividades

C: Cuadro de necesidades

R: Revisión de los sistemas existentes

A: Actividades para el diseño de un sistema

T: Tareas que se deben establecer para el diseño del sistema

E: Ejecución del sistema

S: Supervisión y auditoría

Introducción a la norma ISO 30300

y documentación, Subcomité SC 11, Gestión de documentos. Esta norma hace parte de una serie de normas denominadas: Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos y está estructurada de la siguiente manera:

ISO 30300

Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario. Especifica la terminología para toda la serie, los objetivos y los beneficios de un SGD.

ISO 30301

Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos. Especifica los requisitos para implantar un SGD cuando una organización quiere demostrar su habilidad para crear y controlar los documentos de sus actividades durante el tiempo que los necesita.

ISO 30302

Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Guía de Implantación. Específica Proporciona una guía para la implantación de un SGD, detallando el ciclo de vida del proyecto de implantación y sus 6 componentes principales: Liderazgo, Planificación, Soporte, Operación, Evaluación del desempeño del SGD y Mejora.

¿Qué es un Sistema de Gestión?

Principios del sistema de gestión

Sistema de gestión para documentos

Objetivos de un sistema de gestión de documentos

Contexto de la organización

Los documentos en los SGD

Aplicaciones y plataformas tecnológicas

Principios de los SGD

Enfoque al cliente y otras partes interesadas

Liderazgo y responsabilidad

Toma de decisiones basada en la evidencia

Participación del personal

Liderazgo

Política

Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos

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What you will learn

• El objetivo de este programa de formación es estudiar el contexto y aplicación de las principales normas y estándares internacionales de gestión documental.
• Analizar y aplicar la metodología DIRKS para el diseño e implementación de un sistema de gestión documental.
• Estudiar la norma ISO 15489 parte 1 y 2, la importancia y los beneficios de contar con un sistema de gestión documental.

Rating: 4.55

Level: Intermediate Level

Duration: 7.5 hours

Instructor: Liliana Romero Llano